Cerrar el año con una buena celebración no es solo un “check” en el calendario corporativo. Bien hecho, un evento de fin de año puede reforzar el sentido de pertenencia, agradecer de forma genuina y fortalecer la cultura de tu organización. Y si además logras que sea impecable en la ejecución, cómodo para todos y con detalles que sorprendan, entonces habrás creado algo más: una experiencia que se recordará por mucho tiempo.
Aquí te compartimos una lista práctica de puntos clave para planear un evento que combine logística eficiente, contenido con intención y una ambientación inolvidable.
1. Define el objetivo del evento
¿Se trata de una celebración, una premiación interna o una mezcla de ambas? Tener claridad sobre el propósito te permitirá tomar decisiones acertadas en cuanto a formato, actividades, menú y tono general del evento. Un objetivo claro alinea expectativas y permite generar mayor impacto emocional.
2. Elige la fecha con tiempo
Las fechas más cotizadas de fin de año se agotan rápidamente. Reservar con anticipación no solo asegura disponibilidad, sino que permite una planificación más fluida y detallada. Además, tu equipo podrá organizarse mejor y garantizar la asistencia deseada.
3. Selecciona un espacio con experiencia comprobada en eventos corporativos
El lugar que elijas debe transmitir profesionalismo, confianza y estilo. Un buen venue cuenta con salones versátiles, opciones de montaje, apoyo logístico y un equipo humano capacitado para acompañarte en cada paso del proceso.
En nuestro hotel, contamos con la trayectoria y el expertise para transformar tu celebración en una Incredible Occasion: un evento bien ejecutado, con atención personalizada, soluciones a medida y un entorno que combina elegancia, servicio y vistas inigualables de Cartagena.
4. Diseña una experiencia con propósito
Piensa en tu audiencia y en cómo quieres que se sientan durante la celebración. Una experiencia bien curada puede incluir:
- Cenas al aire libre con ambientación exclusiva
- Estaciones gastronómicas interactivas
- Catas guiadas o maridajes temáticos
- Momentos sorpresa, shows o activaciones para el equipo
- Espacios de networking informal o zonas de relajación
La clave está en cuidar los detalles y generar conexiones auténticas.
5. Selecciona un menú atractivo y bien ejecutado
Un evento exitoso también se mide por la calidad de su propuesta gastronómica. Asegúrate de ofrecer opciones variadas, adaptadas a diferentes necesidades alimenticias, y con una presentación a la altura de tu marca. Considera si quieres una cena servida, estaciones tipo buffet o un formato más casual tipo cóctel.
6. Ten un plan logístico claro
Antes del evento, asegúrate de tener un checklist operativo que incluya:
- Confirmación de asistentes
- Prueba de sonido, iluminación y cronograma
- Personal de apoyo designado
- Plan de contingencia si el evento es al aire libre
- Coordinación fluida con el equipo del venue
Una ejecución impecable es resultado de una planificación anticipada y del acompañamiento de un equipo profesional.
7. Mide el impacto del evento
Después de la celebración, recopila retroalimentación del equipo. Evalúa qué funcionó bien, qué se podría mejorar y cómo esta experiencia aportó a los objetivos de tu empresa. Documentar los aprendizajes permitirá planear aún mejores eventos en el futuro.
8. Celebra con intención. Inspira con cada detalle.
Un evento de fin de año puede ser el cierre perfecto para un ciclo de logros, desafíos y crecimiento. En nuestro hotel, lo entendemos como una oportunidad para crear un recuerdo valioso, para ti y para quienes hacen parte de tu equipo.
¿Quieres que tu próximo evento sea verdaderamente memorable?
Permítenos ayudarte a inspirar una Incredible Occasion.
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Pamela Orozco
pamela.orozco@ihg.com
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